kearsipan

MODUL 4
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
KB.1 PENYIAPAN SARANA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pemindahan arsip inaktif merupakan kegiatan tahap awal dalam siklus pengelolaan arsip inaktif setelah fasilitas penyimpanan tersedia dalam suatu instansi. Sarana atau alat untuk melaksanakan pemindahan arsip inaktif berupa perangkat linak dan perangkat keras. Perangkat lunak seperti pedoman, aturan atau ketentuan yang dipergunakan sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan pemindahan arsip inaktif. Sedangkan perangkat keras seperti bok arsip, folder dan sebagainya sebagai tempat untuk menyimpan atau menghimpun arsip inaktif.
Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada disetiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif. Ketentuan ini biasanya terdapat dalam manual manajemen kearsipan instansi pada bab yang mengatur tentang penyusutan arsip.
Menurut Patricia E Wallace (1992,94) jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bias dimusnahkan.
Formulir dapat berupa lembaran kertas tercetak yang menyediakan ruang atau kolom untuk diisi keterangan, data, transaksi yang dibutuhkan dan disampaikan kepada pihak lain dalam rangka kedinasan, Ada beberapa alas an penting mengapa formulir dipergunakan diantaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif,
Unsur-unsur keterangan DPA dan cara pengisiannya sebagai berikut:
1. Nomor: diisi nomor urut series/jenis arsip
2. Jenis arsip: diisi jenis/series arsip seperti lamaran, kenaikan pangkat, cuti dan sebagainya.
3. Tahun: diisi tahun arsip tercipta.
4. Volume: diisi jumlah arsip seperti 5 folder, 1 boks dan sebagainya.
5. Kondisi: diisi keadaan arsipnya seperti rusak, rapuh, dan sebagainya.
6. Penataan: diisi system penataan arsipnya seperti numeric,subjek, wilayah dan sebagainya.
7. Keterangan: diisi apabila ada hal yang khusus yang perlu diberikan catatan seperti tunjuk silang , lokasi penyimpanan dan sebagainya.
Sarana pemindahan arsip inaktif akan menggunakan bok arsip yang menngunakan yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip.
Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti pertanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke pimpinan pusat arsip.



KB.2 PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Menurut F.X Soejadi, MPA (1990,84) prosedur adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh darimana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya, dalam rangka penyelesaian suatu bidang pekerjaan/tugas.
Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.
Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.
Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan memperhatikan unsure-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan.
Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita acara pemindahan arsip inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir.
MODUL 5
PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF (ARSIP KACAU)
KB.1 SURVEI DAN PENYIAPAN PROPOSAL PEMBENAHAN ARSIP
Pelaksanaan survey memberikan arahan kepada mahasiswa untuk mengumpulkan data arsip suatu instansi yang akan dilakukan pembenahan arsip inaktif. Secara materi yang menjadi objek survey adalah struktur, tugas dan fungsi suatu organisasi, system kearsipan serta arsipnya sendiri. Survei dilakukan di unit-unit kerja instansi dengan menggunakan formulir survei. Akhir kegiatan survei arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan arsip inaktif. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi : peralatan perlengkapan, biaya, tenaga, dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan kebutuhan tersebut diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan menjadi prioritas pembenahan arsip inaktif.
Pengamatan terhadap struktur dan fungsi organisasi disamping untuk mengetahui unit-unit kerja dan fungsi yang masih berlangsung, juga untuk mengetahui sejarah perkembangan organisasi. Dengan memahami sejarah organisasi dapat dilakukan penerapan prinsip asal-usul dalam pengaturan kembali arsip.
Unsur-unsur yang diperlukan dalam formulir survei adalah : Nama instansi, alamat instansi, unit kerja, lokasi, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, media arsip, jumlah arsip, kurun waktu, system penataan, sarana temu balik, pelaksana survei dan tanggal survey.
Kegiatan survei arsip pada intinya adalah melakukan pendataan terhadap non arsip dan arsipnya itu sendiri. Pendataan non arsip adalah untuk mengumpulkan data-data tentang struktur, tugas dan fungsi suatu organisasi. Sedangkan pendataan arsip untuk mengumpulkan data-data tentang arsip instansi.
Berdasarkan kaedah kearsipan dalam memprioritaskan objek kegiatan pembenahan harus mendahulukan pada kondisi arsip yang membutuhkan penanganan segera, misalnya karena arsip tertua atau kurun waktunya paling lama, arsip penting dan sudah kurang terawatt, rusak dan sebagainya.
Sistematika proposal pembenahan arsip dapat disusun sebagai berikut :
• Latar belakang, meliputi: penjelasan tentang pentingnya arsip, dasar hokum kegiatan, dan hal-hal yang menyebabkan perlunya penanganan arsip.
• Tujuan kegiatan, antara lain: menata arsip sehingga dapat memudahkan penemuan kembali dan penyusutan arsip.
• Hasil kegiatan, diantaranya tertatanya fisik dan informasi arsip, terdapatnya Daftar Pertelaan arsip.
• Kegiatan, meliputi: survey arsip, identifikasi arsip,penataan kembali arsip, deskripsi arsip, sampai menghasilkan daftar pertelaan arsip.
• Pelaksana kegiatan, susunan tim pelaksana.
• Biaya.
• Jadwal kegiatan, bias dibuat dalam bentuk matrik.


KB.2 PROSEDUR PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF
Arsip tercipta karena adanya kegiatan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Karena itu arsip tidak akan dapat dipahami informasinya secara tunggal dalam konteks pelaksanaan fungsi organisasi tersebut.. Dalam kondisi tidak teratur (kacau) arsip pada umumnya terpisah terpisah atau tercecer satu sama lain, tidak lengkap atau bahkan sulit dikenali informasinya dalam konteks pelaksanaan kegiatan. Untuk kondisi arsip yang demikian pada umumnya masih berfungsi arsip inaktif dan diperlukan kegiatan pembenahan terhadap arsip tersebut.
Prosedur pembenahan arsip memberikan gambaran dalam mempraktekkan pengaturan arsip kacau baik secara fisik maupun informasinya. Pengaturan ini dilakukan untuk mengembalikan susunan arsip sebagaimana dilakukan pada saat digunakan dalam aktifitas administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini mengambil contoh kasus pada Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Kerja. Pembenahan arsip dilakukan melalui dari kegiatan identifikasi, rekonstruksi, pendeskripsian, penentuan skema pengaturan arsip, pengelompokan dan penomoran definitif kartu deskripsi dan fisik arsip sampai dengan kegiatan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip.
Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Perekaman ini secara umum memiliki standar yang didalamnya minimal memuat 6 hal, yaitu: bentuk rekasi, informasi series, tahun series, tingkat keaslian, kondisi fisik, dan jumlah arsip.
Skema pengaturan arsip bisa disusun berdasarkan struktur organisasi, fungsi organisasi atau mengacu klasifikasi arsip sesuai sistem yang berlaku pada masa aktifnya.
Penomoran definitif adalah kegiatan memberi nomor yang pada awalnya pada kartu deskripsi dan kemudian pada fisik arsip setelah dilakukan pengelompokan. Pengelompokan juga dilakukan terhadap dua kartu deskriptif atau lebih yang memiliki satu kesatuan informasi dalam satu series kemudian dibuatkan deskripsi baru. Setelah keseluruhan kartu deskripsi selesai dikelompokkan kemudian diberi nomor definitif sesuai urutan fungsi dalam skema arsip. Penomoran kartu dalam setiap kelompok fungsi memperhatikan urutan kronologis periode arsipnya. Nomor awal adalah nomor untuk arsip yang tertua dan selanjutnya ke yang muda.
Dengan adanya Daftar Pertelaan Arsip maka penyimpanan arsip inaktif dapat dilakukan sekaligus menjadi sarana penemuan kembali dalam rangka layanan arsip inaktif. Melalui Daftar Pertelaan Arsip ini juga bias dilakukan penilaian arsip untuk menentukan langkah-langkah penyusutan lebih lanjut.



MODUL 6

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

KB.1 SISTEM NOMOR PEMENPATAN ARSIP INAKTIF

Sistem penomoran penempatan (space numbering system) adalah suatu cara yang digunakan untuk menentukan nomor atau kode angka suatu penempatan dimana arsip diletakkan atau disimpan dalam rak arsip suatu Pusat Arsip. Berbagai model atau cara dapat digunakan untuk menentukan letak arsip inaktif yang sudah dimasukkan dalam bok arsip untuk ditata dan disimpan dalam rak arsip.
Instansi Pemerintah maupun swasta yang akan menyelenggarakan suatu Pusat Arsip perlu mengkaji lebih jauh system nomor penempatan arsip inaktif yang akan digunakan. Mary F Robek (1987,371) mengatakan bahwa dalam suatu pusat arsip yang baik, suatu sistem penomoran yang efektif untuk penempatan penyimpanan arsip inaktif adalah penting secara mutlak. Setiap kaki kubik penempatan rak harus memiliki letak yang jelas, sebagaimana setiap berkas ditempatkan dalam sistem pemberkasan yang digunakan pada saat arsip aktif.
Sistem nomor penempatan arsip inaktif menurut Ira A Penn (1992,190) meliputi system nomor penempatan lajur rak ( row space), system nomor penempatan lajur-unit rak (row-unit-space), system nomor penempatan lajur-unit-shelf (row-unit-shelf) dan system nomor penempatan-lajur-unit-shelf ( row-unit-shelf-space).
Lajur rak adalah suatu deretan unit-unit rak arsip yang memanjang sepanjang ruang penyimpanan arsip dengan posisi dua gang yang terdapat dua sisi ujung lajur berdekatan dengan dinding ruang penyimpanan tersebut.
Sistem penempatan lajur adalah suatu system dimana setiap lajur rak diberikan nomor secara berurutan pada sisi gang akhir lajur. Setiap rak dalam lajur dibagi lagi dalam penempatan yang juga diberikan nomor dengan cara berurutan, mulai nomor 01 pada rak pertama dan dilanjutkan sampai penempatan terakhir lajur tersebut.





KB.2 TEKNIK PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Aplikasi sistem nomor penempatan arsip inaktif pada rak penyimpanan memerlukan teknik penataan dan penyimpanan tertentu. Teknik ini merupakan tata cara penataan dan penyimpanan arsip inaktif pada rak penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari penataan arsip inaktif dalam tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan nomor penempatan, penataan boks arsip pada rak arsip, serta komputerisasi.

Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks menurut Pusat Arsip Negara New Jersey (Patricia E Wallace,1992:297) sebagai berikut:
a. Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit pencipta. Aturan ini sebagai konsekuensi penerapan kaidah-kaidah kearsipan, khususnya berdasarkan prinsip aturan asli, yaitu arsip ditata kembali sesuai dengan sistem pengaturan pada masa aktifnya.
b. Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsipyang sama, misalnya arsip yang tersimpan dalam satu bok tersebut hanya memiliki satu kesamaan aktivitas, satu kesamaan urusan atau satu kesamaan jenis.
c. Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan) yang sama.
d. Penataan fisik arsip dalam satu bok arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci dalam setiap bok, yaitu untuk memberikan kemudahan penataan baik dalam memasukkan maupun mengeluarkan file ke dalam boks arsip atau sebaliknya.
e. Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok, tentu untuk menghindarkan dari kerusakan awal terhadap fisik arsip.
f. Berat setiap bok arsip tidak boleh melebihi 35 pound.

Penataan folder yang sudah siap dimasukkan dalam bok arsip dengan memperhatikan susunan sebagai berikut:
a. Apabila urutan folder merupakan bagian dari series arsip maka perlu diperhatikan susunan arsip berdasarkan system yang berlaku pada masa aktifnya, misalnya alphabetik, numerik,dan sebagainya.
b. Apabila setiap nomor series/jenis arsip yang terdiri dari file-file yang belum memiliki identitas sebagaimana dalam system pemberkasan tertentu maka diberikan nomor tambahan setelah nomor series tersebut, misalnya nomor 10 terdiri dari 10.1,10.2,10.3 dan seterusnya.
c. Penataan nomor awal disusun dan diurutkan penempatannya mulai dari posisi belakang ke depan sampai sejumlah nomor berdasarkan kapasitas maksimal isi bok dan ketentuan yang berlaku. Nomor urut yang nampak paling depan adalah nomor urutan terakhir dalam setiap boksnya.

Penentuan nomor penempatan adalah kegiatan memberikan nomor lokasi atau penempatan setiap nomor boks arsip sesuai yang terdaftar pada formulir pemindahan arsip inaktif atau daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan.

Komputerisasi penataan arsip inaktif adalah kegiatan pengolahan data atau metadata arsip inaktif dengan menggunakan media komputer untuk dapat diakses dan disediakan untuk menunjang aktivitas manajemen instansi.


(tugas Mujianing)